Politique de confidentialité

Personnes et activités concernées

Cette politique couvre ce site international de constat amiable, la saisie du recto et du verso, les invitations aux participants, les signatures, la mise à disposition des PDF ainsi que les opérations d’assistance et de sécurité associées.

Un participant peut fournir des informations sur un autre conducteur, souscripteur, passager, témoin ou une autre personne. Ces informations proviennent alors de ce participant. Un assureur, employeur, gestionnaire de flotte ou autre organisme qui reçoit ensuite un constat téléchargé traite sa propre copie sous sa propre responsabilité.

Informations traitées

Les catégories dépendent des informations que les participants choisissent de saisir et des fonctionnalités utilisées.

• Identité, rôle et coordonnées des participants, conducteurs, souscripteurs, propriétaires des véhicules et témoins
• Informations sur le véhicule, l’immatriculation, l’assureur, le contrat d’assurance, le leasing ou la flotte
• Date, heure, lieu et circonstances de l’accident, dommages, blessures, déclarations, croquis, photographies, observations et signatures
• Traces des invitations, vérifications, transmissions, consentements et demandes d’assistance
• Adresse IP, informations du navigateur et de l’appareil, identifiants de session, événements d’accès et autres enregistrements de sécurité ou de diagnostic
• Identifiants facultatifs d’analyse ou d’attribution publicitaire uniquement lorsque le choix ou le consentement requis les autorise

Finalités et bases juridiques

Les données personnelles sont traitées uniquement pour les finalités indiquées et sur une base juridique applicable. Les principales bases prévues par le règlement général sur la protection des données sont :

• Exécution d’un contrat (article 6, paragraphe 1, point b) : créer, synchroniser, signer, générer et transmettre le constat demandé par un participant
• Intérêts légitimes (article 6, paragraphe 1, point f) : sécuriser le service, prévenir les abus, protéger les révisions, diagnostiquer les erreurs et constater, exercer ou défendre des droits en justice, après mise en balance avec les intérêts des personnes concernées
• Obligation légale (article 6, paragraphe 1, point c) : conserver ou communiquer des informations limitées lorsque le droit de l’Union européenne ou le droit néerlandais l’exige
• Consentement (article 6, paragraphe 1, point a) : analyses facultatives, attribution marketing ou communications facultatives lorsque le consentement constitue la base appropriée ; son retrait n’affecte pas la licéité du traitement effectué auparavant

Blessures et autres informations sensibles

Les descriptions d’accident, photographies ou réponses peuvent révéler des informations sur la santé ou les blessures. N’ajoutez pas de détails médicaux ou d’autres informations sensibles inutiles à la description de l’accident.

Lorsque le traitement de données de santé est nécessaire au constat demandé par un participant, la condition supplémentaire retenue est la constatation, l’exercice ou la défense de droits en justice, conformément à l’article 9, paragraphe 2, point f du RGPD. Le service n’est pas un système de dossier médical.

Conservation et suppression

Un nouveau brouillon du recto est initialement disponible pendant deux heures à partir de son début initial. Si un participant autorisé termine valablement l’étape du conducteur, ce même brouillon peut rester disponible jusqu’à sept jours après ce début initial ; l’activité ne crée pas une nouvelle période. Un brouillon du verso lié au recto ne peut pas dépasser l’échéance applicable à celui-ci. Un brouillon du verso commencé séparément est disponible jusqu’à trois jours. L’échéance exacte affichée avec l’accès personnel fait foi.

Les données des rectos et versos finalisés, les PDF générés et les fichiers téléversés sur le service sont programmés pour être supprimés de la base de données et du stockage du site trois jours après leur première finalisation respective. Rouvrir, télécharger, renvoyer un lien ou changer de langue ne prolonge pas cette période. Il n’existe pas d’archive internationale séparée des dossiers ni de promesse de récupération d’un constat expiré.

Des preuves minimales de consentement et des enregistrements de sécurité ou d’audit ne contenant pas le formulaire rempli peuvent être conservés jusqu’à sept ans lorsque cela est nécessaire pour démontrer la conformité, examiner un usage abusif ou protéger des droits en justice. Les enregistrements opérationnels de plus courte durée expirent selon leur propre calendrier de sécurité.

Un PDF finalisé envoyé à la boîte administrative à accès restreint expressément configurée ne relève pas de la suppression automatique du site. L’application ne peut pas non plus supprimer les copies téléchargées, transférées ou conservées par les participants ou d’autres destinataires. Contactez le responsable du traitement au sujet d’une telle copie ; la suppression peut être limitée par les droits d’une autre personne ou par une obligation légale.

Destinataires et sous-traitants

Les faits communs de l’accident et les informations destinées à chaque partie sont accessibles au moyen d’accès personnels distincts. Les observations privées d’un participant ne sont pas présentées comme une conversation avec l’autre. Le service peut envoyer des liens ou le PDF demandé aux adresses ou numéros fournis à cet effet ; le PDF administratif finalisé est envoyé uniquement à la boîte à accès restreint configurée séparément.

Les prestataires nécessaires peuvent traiter des données limitées pour l’hébergement, les bases de données et le stockage de fichiers, la transmission par e-mail ou téléphone, les cartes ou la localisation, la surveillance, la sécurité et l’assistance. Lorsqu’ils sont sous-traitants, ils agissent conformément à des instructions et contrats appropriés. Des informations peuvent également être communiquées si la loi l’exige ou pour constater, exercer ou défendre des droits en justice.

L’exploitant ne vend pas les informations d’accident, ne relie pas cet environnement à la base de production néerlandaise et ne transmet pas automatiquement le constat à un assureur, à la police ou à une autre autorité.

Cookies, stockage local et mesure facultative

Les cookies nécessaires et le stockage du navigateur permettent l’accès des participants, la sécurité, la progression et les choix de confidentialité. Leur suppression peut vous déconnecter ou supprimer un brouillon local, mais ne modifie pas l’échéance côté serveur.

Les mesures d’audience ou publicitaires facultatives ne peuvent être exécutées qu’après le choix ou consentement requis et ne doivent recevoir ni réponses au formulaire, ni signatures, ni photographies, ni liens d’accès personnels. La politique relative aux cookies décrit les contrôles actuels.

Sécurité

Les mesures adaptées aux risques comprennent le chiffrement des transmissions réseau, les accès personnels limités dans le temps, les vérifications d’autorisation et de révision, l’accès administratif restreint, la séparation de la production néerlandaise, des comptes de service limités, la surveillance et une suppression contrôlée. Aucun service internet ne peut garantir une sécurité absolue. Gardez vos liens personnels confidentiels et signalez rapidement tout usage abusif suspecté.

Transferts internationaux

Le service international est exploité depuis les Pays-Bas. Un prestataire peut traiter des informations limitées ailleurs dans l’Espace économique européen ou dans un autre pays. Pour les transferts de données personnelles hors de l’EEE, le responsable du traitement utilise un mécanisme licite, par exemple une décision d’adéquation ou des clauses contractuelles types approuvées, et évalue les garanties complémentaires nécessaires. Les détails de la garantie applicable peuvent être demandés au contact chargé de la confidentialité.

Enfants

Le service n’est pas destiné à être utilisé de manière autonome par des personnes de moins de 18 ans. Un participant adulte ne doit inclure des informations sur un enfant que si elles sont pertinentes, licites et limitées aux besoins du constat. Contactez l’adresse de confidentialité si un enfant a utilisé seul le service ou si des informations inutiles le concernant ont été transmises.

Absence de décision automatisée

Le service ne prend aucune décision exclusivement automatisée produisant des effets juridiques ou des effets significatifs similaires. Il ne décide ni des responsabilités, ni de la couverture d’assurance, ni de l’acceptation d’un constat ou d’une demande. Les contrôles de sécurité peuvent limiter les accès suspects ; une personne peut contacter l’assistance si un usage légitime est bloqué.

Vos droits et le contact du responsable du traitement

Pour exercer un droit relatif à vos données, contactez schade@schadeformulier.online ou écrivez à Schadebureau Nederland B.V., Wilhelminaplein 1, 3072 DE Rotterdam, The Netherlands. Le responsable du traitement peut demander des informations proportionnées pour vérifier l’identité du demandeur et répond normalement dans un mois, sous réserve d’exceptions légales. Les contenus des constats étant temporaires, ils peuvent déjà avoir été supprimés lors de la réception de la demande.

Si vous estimez que des données personnelles ont été traitées illégalement, vous pouvez déposer une réclamation auprès de Autoriteit Persoonsgegevens à https://www.autoriteitpersoonsgegevens.nl/en ou d’une autre autorité de contrôle compétente. Contacter d’abord le responsable du traitement est apprécié, mais ne constitue pas une condition pour déposer une réclamation.

• Accéder à vos données personnelles et en recevoir une copie
• Rectifier les informations inexactes ou incomplètes
• Demander l’effacement ou la limitation lorsque les conditions légales sont réunies
• Vous opposer aux traitements fondés sur les intérêts légitimes
• Recevoir les données concernées dans un format portable
• Retirer à tout moment votre consentement pour les traitements fondés sur celui-ci
• Déposer une réclamation auprès de l’autorité de contrôle compétente ou exercer un recours juridictionnel

Modifications de cette politique

Cette politique peut être mise à jour lorsque le service, les prestataires ou la loi changent. Les modifications importantes sont publiées avec une nouvelle date d’entrée en vigueur. Une politique ultérieure ne modifie pas silencieusement la copie immuable des documents juridiques enregistrée lors d’une acceptation antérieure.